Eski Restoran Programından Geçiş: Verilerinizi 4 Adımda Taşıyın

Restoran programı değiştirmeyi düşünen işletmelerin çoğu aynı yerde durur: "Menüyü, stokları, tedarikçileri, reçeteleri yeniden mi gireceğim?" Yüzlerce ürünü ve malzemeyi elle girmek günler sürer; bu yüzden memnun olunmayan bir programda yıllarca kalınır. Oysa bu bilgilerin neredeyse tamamı zaten bir yerde kayıtlı: alış faturalarınızda, eski programınızın raporlarında ve menünüzde. Bu yazıda, İşletme DNA'nın Akıllı Geçiş özelliğiyle bu bilgileri yaklaşık 1 saatte nasıl taşıyabileceğinizi adım adım anlatıyoruz.

Geçişten önce: elinizde olması gerekenler

• Son birkaç ayın alış e-Faturaları (XML ya da ZIP). e-Fatura entegratörünüzden ya da GİB portalından toplu indirilir; eski programınızdan bağımsızdır. Nasıl indirileceğini e-Fatura arşivi yazımızda anlattık.
• Eski programınızın stok raporu (Excel ya da CSV). Çoğu program stok/depo listesini Excel'e aktarabilir. Yoksa bu adım Depo Sayımı ile de yapılır.
• Menünüz: eski programdan alınmış ürün listesi, menünün fotoğrafı, PDF'i ya da QR menü bağlantınız. Hangisi elinizdeyse yeterli.

Adım 1 — Tedarikçiler ve malzemeler: faturalarınızdan (yaklaşık 10 dakika)

Alış faturalarınızı yüklediğinizde tedarikçileriniz vergi numaralarıyla, satın aldığınız malzemeler de birimleri ve son alış fiyatlarıyla (KDV hariç, iskonto düşülmüş) kendiliğinden çıkar. Kendi kestiğiniz satış faturaları, iade faturaları ve aynı faturanın kopyaları atlanır. Kaydetmeden önce listeyi görür, adları ve birimleri düzeltirsiniz; "koli" gibi içeriği belli olmayan birimlerde malzemenin depoda hangi birimle tutulacağını siz seçersiniz.

Bu adımın bir yan faydası daha var: sistem her tedarikçinin fatura kalemlerini malzemelerinizle eşleştirip hatırlar. Geçişten sonra aynı tedarikçiden gelen yeni bir fatura, mal kabulde doğru malzemelere kendiliğinden düşer. Bu adım ücretsizdir; dosyalar cihazınızda okunur.

Adım 2 — Açılış stokları: eski programın stok raporundan (yaklaşık 10 dakika)

Stok raporunu yüklediğinizde "Stok Adı", "Mevcut", "Birim Fiyat", "Grup" gibi sütunlar başlıklardan tanınır; yanlış tanınan bir sütunu listeden değiştirirsiniz. Miktarlar açılış stoğu olarak işlenir ve stok hareketlerinde "Sayım Düzeltmesi" olarak görünür; böylece açılış stoğunun nereden geldiği her zaman izlenebilir. 1. adımda açılmış bir malzemenin stoğu yeniden açılmadan listedeki miktara eşitlenir. Bu adım da ücretsizdir ve yapay zekâ kullanmaz: stok miktarlarının birebir doğru olması gerekir.

Adım 3 — Menü: Excel, fotoğraf, PDF ya da QR menüden (yaklaşık 15 dakika)

Yapay zekâ menünüzü okuyup ürünleri, kategorileri, fiyatları ve boyları (Yarım/Tam, 33 cl/1 L gibi) çıkarır. Her satırı kaydetmeden önce görür ve düzeltirsiniz; fiyatı okunamayan ürünler ayrıca işaretlenir. Menüde zaten olan bir ürün yeniden eklenmez, isterseniz yalnız fiyatı güncellenir. Yiyecek ve içeceklerin hangi istasyona (mutfak, bar) düşeceğini de bu adımda seçersiniz.

Adım 4 — Reçeteler: yapay zekâ önerir, siz onaylarsınız (yaklaşık 20 dakika)

Porsiyon maliyeti, kâr marjı ve satışta otomatik stok düşümü reçeteyle çalışır; reçete girmek de geçişin en uzun işidir. Akıllı Geçiş'te yapay zekâ, depodaki malzemelerinizle her ürüne 1 porsiyonluk reçete taslağı önerir. Miktarları kendi porsiyonlarınıza göre gram ve mililitre ile düzeltirsiniz; porsiyon maliyeti ve satış fiyatına oranı siz düzenlerken hesaplanır. Depoda olmayan ama gerekli bir malzeme ayrıca işaretlenir; isterseniz depoya eklenir.

Geriye ne kalıyor?

Masa düzeni, personel ve POS bilgileri Hızlı Kurulum ile birkaç dakikada girilir. Akıllı Geçiş ekranı da hangi adımın tamamlandığını işletmenizin gerçek verisinden gösterir; bir adımı başka bir yoldan yapmışsanız da tamamlandı görünür.

Geçişin planlaması (hangi gün, hangi saatte yapılmalı, eski sistem ne zaman kapatılmalı) için restoran yazılımı değiştirme rehberimize göz atın.

Sık sorulan sorular

Eski programım bulut tabanlı; verilerimi alabilir miyim?
Çoğu bulut tabanlı restoran programı ürün ve stok listelerini Excel olarak dışa aktarabilir. Alış faturalarınız ise programınızdan bağımsız olarak e-Fatura entegratörünüzde ya da GİB portalında durur; tedarikçi ve malzeme listesi oradan çıkarılır. Menünüz için fotoğraf ya da QR menü bağlantısı da yeterlidir.

Geçmiş satış raporlarım da aktarılıyor mu?
Hayır. Akıllı Geçiş menü, malzeme, tedarikçi, açılış stoğu ve reçeteleri taşır. Geçmiş satış raporları için eski programınıza bir süre salt-okunur erişiminizi koruyun ya da raporları dışa aktarıp saklayın.

Akıllı Geçiş ücretli mi?
Fatura arşivinden tedarikçi/malzeme çıkarma ve stok listesi aktarımı ücretsizdir. Menünün yapay zekâ ile okunması ve reçete önerisi, kullandığınız kadar AI kredisinden düşülür.

Geçiş gerçekten 1 saat mi sürer?
Ortalama bir menü ve düzenli faturalarla yaklaşık 1 saat sürer. Menünüz çok büyükse ya da reçeteleri tek tek gözden geçirmek isterseniz uzar; adımlar kaydedildiği için ara verip kaldığınız yerden devam edebilirsiniz.