e-Fatura Arşivinden Tedarikçi ve Malzeme Listesi Nasıl Çıkarılır?

Bir restoranın depo bilgisinin en güvenilir kaynağı, çoğu zaman programın kendisi değil alış faturalarıdır. Hangi tedarikçiden, hangi malzemeyi, hangi birimle ve hangi fiyata aldığınız orada yazar. e-Fatura'ya geçmiş bir işletmeyseniz bu bilgi yapılandırılmış bir dosya olarak zaten elinizdedir. Bu yazıda o dosyanın ne olduğunu, nasıl toplu indirileceğini ve içinden tedarikçi ve malzeme listesini çıkarırken nelere dikkat etmek gerektiğini anlatıyoruz.

e-Faturanın aslı PDF değil, XML'dir

Türkiye'de e-Fatura ve e-Arşiv faturaları UBL-TR adlı bir standarda göre XML dosyası olarak düzenlenir. E-postayla gelen ya da ekranda gördüğünüz PDF, bu XML'in yalnız görüntüsüdür. XML'in içinde her bilgi ayrı bir alandadır: satıcının vergi numarası ve unvanı, fatura numarası ve tarihi, her kalemin adı, satıcının ürün kodu, miktarı, birimi, KDV hariç birim fiyatı, iskontosu ve KDV oranı. Bu yüzden bir programın XML'den okuduğu bilgi, PDF'ten ya da fotoğraftan okunan bilgiden çok daha kesindir.

Alış faturaları toplu nasıl indirilir?

• Özel entegratör kullanıyorsanız: Çoğu entegratörün panelinde gelen faturalar ekranında tarih aralığı seçip faturaları toplu indirme (XML ya da ZIP) seçeneği bulunur. Bulamazsanız entegratörünüzün destek hattına "gelen faturaların XML'lerini toplu indirmek istiyorum" demeniz yeterli.
• GİB'in e-Fatura portalını kullanıyorsanız: Gelen faturalar portalda listelenir ve indirilebilir.
• Muhasebeciniz tutuyorsa: Faturalarınızın XML'lerini muhasebecinizden de isteyebilirsiniz; çoğu muhasebe programı arşivi ZIP olarak verebilir.

Depo listesi çıkarmak için son 3–6 ayın faturaları genelde yeterlidir: düzenli aldığınız her malzeme bu sürede en az bir kez faturada geçer.

Faturadan hangi bilgiler çıkar?

• Tedarikçi listesi: unvan ve vergi numarasıyla. Vergi numarası, aynı tedarikçinin unvanı farklı yazılsa bile tek kayıt olarak tanınmasını sağlar.
• Malzeme listesi: kalem adları; aynı adla birden çok faturada geçen kalem tek malzeme olur.
• Birim: faturadaki birim kodu (kg için KGM, adet için C62, litre için LTR, koli için CS gibi).
• Son alış fiyatı: en yeni faturadaki KDV hariç, iskonto düşülmüş birim fiyat. Porsiyon maliyetinin temeli budur.

Dikkat edilmesi gereken 5 tuzak

1. Kendi satış faturalarınız. Arşivde sizin kestiğiniz faturalar da olabilir; bunlar alış değildir, ayıklanmalıdır.
2. İade faturaları. Tedarikçiye iade ettiğiniz mal için kesilen faturalar malzeme listesine eklenmemelidir.
3. Aynı faturanın kopyaları. Toplu indirmelerde aynı fatura iki kez gelebilir. Her faturanın evrensel kimliği (ETTN) ile tekrarlar ayıklanır.
4. Koli, paket, kasa gibi birimler. "2 koli ayran" faturada doğrudur ama depoda ayran adetle tutulur. Koli içeriği faturada yazmaz; malzemenin depo birimini siz belirlemelisiniz.
5. Aynı malzemenin farklı adları. "DANA KIYMA" ve "Kıyma (Dana)" aynı malzeme olabilir. Liste çıktıktan sonra bir kez gözden geçirip birleştirmek, ileride maliyet raporlarının doğru çıkmasını sağlar.

İşletme DNA'da bu iş nasıl yapılıyor?

İşletme DNA'nın Akıllı Geçiş özelliğinde Ayarlar › Depo Aktarımı ekranına faturalarınızın XML ya da ZIP dosyalarını (ZIP içinde ZIP olsa bile) yüklersiniz. Yukarıdaki ilk üç tuzak kendiliğinden ayıklanır; koli gibi birimlerde depo birimini siz seçersiniz, depoda aynı adla duran malzeme yeniden açılmaz. Tedarikçileriniz ve malzemeleriniz son alış fiyatlarıyla kaydedilir; her tedarikçinin fatura kalemleri de malzemelerinizle eşleştirilip hatırlanır, böylece sonraki faturalar mal kabulde kendiliğinden doğru malzemeye düşer. Dosyalar cihazınızda okunur, yapay zekâ kullanılmaz ve ücretsizdir. Geçişin diğer adımları için 4 adımda geçiş rehberimize bakın.

Sık sorulan sorular

e-Faturanın PDF'i ile XML'i arasındaki fark nedir?
XML faturanın kendisidir ve her bilgi ayrı bir alanda durur; PDF yalnız görüntüsüdür. Programlar XML'den tedarikçi, kalem, miktar, birim ve fiyatı kesin olarak okur; PDF ya da fotoğraftan okumak tahmine dayanır.

Kaç aylık fatura yüklemek yeterli?
Depo ve tedarikçi listesi çıkarmak için son 3-6 ayın alış faturaları genelde yeterlidir. Mevsimlik malzemeler kullanıyorsanız son 12 ayı yükleyin.

e-Fatura mükellefi değilim, ne yapmalıyım?
Tedarikçileriniz size e-Arşiv faturası kesiyorsa XML'lerini e-posta eklerinden ya da tedarikçiden isteyebilirsiniz. Hiç XML'iniz yoksa tedarikçi ve malzeme listesini eski programınızın Excel dökümünden aktarmak daha pratiktir.